Phân loại thư tự động bằng nhãn và bộ lọc

Khi thư từ lên đến hàng trăm, nghìn thư, bạn sẽ có nhu cầu
sắp xếp lại thư cho dễ nhìn và dễ tìm kiếm. Tuy vậy, không phải ai cũng
biết tận dụng hết các tính năng có sẵn của Gmail để giúp phân loại thư.
Các tính năng đó là Label (nhãn) và Filer (bộ lọc).

Lọc mail có sự kết hợp của nhãn (có ý nghĩa như thư mục) và bộ lọc sẽ
tạo thành cơ chế sắp sếp email hiệu quả. Các bạn có thể tham khảo thêm thủ thuật quản lý email bằng cách tô màu nhãn để hiểu rõ hơn Nhãn là gì!

Bước 1: Đăng nhập vào Gmail tại http://gmail.com

Bước 2: Nhấp vào nút Setting bên ở góc trên bên phải.




Bươc 3: Nhấp chọn thẻ Filters >> nhấp Create a new filter



Bước 4: Thiết lập qui tắc cho Gmail chọn lọc mail.

Nếu bạn muốn những mail mà chủ đề có chữ Mash sẽ gom lại thành một
nhóm, thì bạn nhập từ Mash vào mục Subject. Tương tự, nếu bạn muốn
những thư mà nội dung có từ Mash thì bạn nhập vào mục Has the words từ
Mash. Bạn cũng có thể gom nhóm các thư từ 1 người gửi đến (mục From),
hay những thư gửi đi (mục To) hoặc những thư có tập tin đính kèm (Has
attachment). Tất nhiên, bạn có thể kế hợp tất cả các tùy chọn này. Ví
dụ: Những thư có chủ đề là Mash, nội dung có từ xin invite và có tập
tin đính kèm,...



Nhấp nút Next Step để sang bước tiếp theo.

Bước 5: Chọn hành động cho nhóm Email đã gom nhóm.



Trong hình mình họa bên dưới mình chọn:

- Skip the Inbox (Archive it) để các thư này chuyển khỏi hộp thư Inbox và một nơi khác để hộp thư Inbox dễ nhìn hơn.
- Apply to Label: Label được
hiểu như 1 thư mục. Bạn có thể tạo ra nhiều Label để lưu trữ email cũng
loại thay cho Inbox. Trong ví dụ, mình tạo thêm một Label mới với tên
là Yahoo!Mash để lưu nhóm thư về yahoo!mash.



- Apply filter to .....: Chọn tùy chọn này để GMail áp dụng cho tất cả các thư cũ trong hộp thư của bạn.



Nhấp nút Create Filter để hoàn tất.

Đến đây, bạn sẽ thấy bên góc trái bên dưới hộp mail, có thêm một mục
Yahoo!mash. Nếu nhấp vào mục này, các bạn sẽ thấy những thư thuộc nhóm
Yahoo!Mash được lưu tại đây.

Tương tự như vậy, bạn có thể gom nhóm các thư của bạn vào các Label riêng của mình.

Chúc năm mới an khan và hạnh phúc!

{mos_ri:gmail} 

{emailalert}